16.04.2021

UCC im Unternehmen einführen – so gehen Sie vor

Spezialisten wie die Ferntechnik Marten helfen mittelständischen Unternehmen, eine zukunftsweisende Architektur für die Telekommunikation und Zusammenarbeit zu planen und umzusetzen. Sie verbinden mit Unified Communication und Collaboration E-Mail, Telefonie, Webkonferenzen, Messenger und Videochats auf einer zentralen Plattform – und nutzen dabei vorhandene Lösungen, wenn möglich. Investitionen bleiben damit im Rahmen.

Eine Unified-Communication-und-Collaboration-Lösung ist IP-basiert und kann deshalb auch aus der Cloud als Software as a Service (SaaS) bezogen werden. Solche Lösungen können gut skaliert werden, wenn das Unternehmen wächst. Zudem wird die interne IT entlastet, denn die Wartung entfällt, und die Nutzer arbeiten auf den ohnehin gewohnten Oberflächen.

Wer aufgrund der vielen Vorteile nun UCC einführen will, sollte das Projekt sorgfältig planen. Bestehende Kommunikations- und IT-Landschaften sind häufig von Insellösungen unterschiedlicher Anbieter geprägt und mangelhaft verzahnt. Doch UCC muss letztlich alle Anwendungen auf einer Oberfläche darstellen und dabei idealerweise auch mit ERP- oder CRM-Systemen zusammenarbeiten, da diese Systeme viele Daten rund um die Kommunikation verwalten.

Gehen Sie am besten in diesen Schritten vor:

1. Top-Management und Key-User einbinden

Da die Einführung von UCC ein unternehmensweites Projekt ist, das alle Mitarbeiter betrifft, muss das Top-Management hinter ihr stehen. UCC ist Chefsache. Damit es nicht zu unerwarteten Verzögerungen kommt, sollten auch der Datenschutzbeauftragte und die Personalvertretungen frühzeitig eingebunden werden. Es ist auch gut, Key-User des neuen Systems zu identifizieren und in das Projekt einzubeziehen – sie können Tipps geben und sollten das neue System verstehen und akzeptieren. Es ist gut, wenn die Key-User als Team das gesamte Unternehmen repräsentieren – und nicht zu vergessen: Sie sind wertvolle Botschafter für das Projekt.

2. Vorhandenes System analysieren

Um die Integration optimal umzusetzen, muss man wissen, welche Hard- und Software aktuell im Einsatz ist: Microsoft Teams, Slack, Trello, Tools für Telefon-, Web- und Videokonferenzen, E-Mail-Dienste, Service-Provider etc. Welche Funktionen werden mit welcher Zufriedenheit und wie lange täglich genutzt? Sind Standorte eingebunden? Was könnte verbessert werden? Welche Kosten entstehen derzeit? Es gilt hier, den Mitarbeitern zuzuhören und ihre Vorschläge aufzunehmen, denn letztlich sind sie es, die das System später nutzen sollen. Nach der Bestandsaufnahme kann das aktuelle System recht objektiv in puncto Kosten/Nutzen bewertet werden.

3. Messbare Ziele festlegen

Nun blicken wir in die Zukunft: Welche Ziele sollen mit dem neuen System erreicht werden?  Legen Sie mit Blick auf die allgemeinen Unternehmensziele fest, bis wann Entscheidungen  schneller fallen sollen, Geschäftsprozesse sich verbessern oder die Reisekosten sich verringern sollen. Für Ihre Ziele sollten Sie dann konkrete KPIs festlegen, zum Beispiel „E-Mail-Aufkommen um 10 Prozent reduzieren“, „Meetings um 30 Minuten kürzen“, „Reisekosten um 30 Prozent senken“ oder „Meetings mit höchstens acht Teilnehmern durchführen“.

4. Technische Plattform schaffen

Nun geht es an die Umsetzung: Wie soll Ihre technische Plattform aussehen? Vorhandene  TK-Anlagen, Infrastrukturen, Netzwerke, externe WAN Provider müssen nun verzahnt werden, und jeder weiß, dass es hier auf die Details ankommt. Orchestrieren heißt hier das Stichwort – jedes Element muss gut mit dem anderen harmonieren und stets einsatzbereit sein. Wenn die Systemlandschaft heterogen ist, beispielsweise mehrere TK-Anlagen, diverse Videokonferenzsysteme und Messenger betrieben werden, kommt es auf die Wahl des richtigen UCC-Systems an: Es sollte entsprechende Schnittstellen mitbringen. Um Kosten zu sparen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür, seine ITK-Landschaft zu bereinigen. Für die Zukunft sollte auch das Betriebsmodell flexibel bleiben: Cloud-Lösungen bieten wie gesagt ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis, müssen aber auch spezifische Datenschutz- und Compliance-Anforderungen erfüllen. Das sollte man nicht übersehen, denn ein eventueller Schaden kann viel Reputation kosten.

5. System implementieren

Nun geht es an die technische Umsetzung die eventuelle Migration der Daten, zumindest die saubere Programmierung der Schnittstellen. Wichtig ist in dieser Phase, das neue System immer wieder zu testen, denn das sorgt für Klarheit und Sicherheit – und Fehler sind behoben, bevor die Mitarbeiter mit dem System arbeiten.

6. Installation in Phasen

Um sich nicht zu überlasten, sollte der Rollout in definierten Phasen stattfinden, z. B. nach Niederlassungen oder Abteilungen. Natürlich sollten die Anwender vorab geschult werden, sodass sie gut zurechtkommen und gleich positiv über das neue System berichten. Jeder Meilenstein sollte von den Projektmanagern genau überprüft werden, damit auch hier mögliche Fehler erfasst und später vermieden werden. Auch die technische Einführung sollte in kleinen Schritten erfolgen: Es hat sich bewährt, erst Messaging-Dienste und Voice-Chat einzuführen und später die Nebenstellenanlagen, Voicemail und Audiokonferenzen zu ergänzen.

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